"Het Mitz-traject verloopt in verschillende fases," legt Danique Buwalda uit, implementatie-adviseur bij VZVZ voor onder meer Mitz en Met spoed beschikbaar. "We zijn begonnen met gecontroleerde livegangen in samenwerking met alle eerstelijns leveranciers van informatiesystemen en individuele zorgaanbieders om te testen of alle Mitz-functionaliteiten correct werken in de aangesloten informatiesystemen en het overzetten van toestemmingskeuzes vanuit lokale systemen naar Mitz te testen. Vervolgens komt de spannende fase van bredere uitrol. We hebben gekozen voor een regionale aanpak, waarbij we Koplopers zochten die hun ervaringen kunnen delen met andere RSO's om zo de meest efficiënte implementatieroute te bepalen."
Die Koplopers werden gevonden in Zorgring en Trijn. Met hen bereidt VZVZ de overgang voor van de huidige registratie van toestemmingen (lokaal, per zorgaanbieder) naar landelijk en centraal via Mitz. Na een uitrol met leveranciers van informatiesystemen zijn Zorgring en Trijn nu druk bezig met opschaling binnen de eerstelijn – waarbij (om technische redenen) gestart is met huisartsenpraktijken.
Voorsorteren
"We zijn op dit moment nog erg druk bezig met het laten tekenen van de Mitz-overeenkomsten door de huisartsen zodat ze vervolgens kunnen migreren naar Mitz. Maar dat is niet alles: de apotheken zijn we in startpositie aan het brengen zodat zij straks ook snel gaan tekenen en migreren. Naast de 1e lijn bereiden we ons voor op het aansluiten van grote partijen zoals ziekenhuizen en diagnostische centra op Mitz," vertelt Sabrine Rector, projectleider bij RSO Zorgring. "Voor de VVT sector gaan we de eerste oriëntatie starten en specifieke use-cases ophalen. Het zijn dus spannende en drukke tijden."
Rector ziet, net zoals vele partijen in en rondom de zorgketen, het grotere plaatje. Zorgring wil toewerken naar databeschikbaarheid in de regio. Het gebruiken van generieke voorzieningen zoals adressering en toestemming geeft hier een goede boost aan.
"Mitz is een goed voorbeeld van hoe we met elkaar stappen kunnen zetten naar het grotere doel, namelijk samenwerken in de regio om databeschikbaarheid te realiseren. De kern is eigenlijk heel simpel: toestemming is de voorwaarde om gegevens beschikbaar te maken en te delen. Zonder expliciete, vrijwillige en uitdrukkelijke toestemming kunnen gegevens niet zomaar worden ingezien of gedeeld door zorgverleners of andere instanties en kunnen gegevens niet worden gedeeld. In onze overleggen met VZVZ hebben we duidelijke doelen gesteld voor dit koploperstraject. We willen onder andere concrete handvatten meegeven richting de brede uitrol, waarmee de andere RSO's direct aan de slag kunnen met de implementatie van Mitz in hun regio."
Goede communicatie is essentieel
Nu steeds meer zorgaanbieders in beide regio's overstappen op Mitz, worden de belangrijkste vraagstukken zichtbaar: hoeveel capaciteit moeten we vrijmaken, welke vragen komen steeds terug, en welke informatie hebben zorgaanbieders nodig tijdens het overstapproces? Rector voegt toe: "We kijken ook al vooruit naar het ontwikkelen van bruikbare documentatie die andere RSO's direct kunnen inzetten wanneer hun regio de overstap naar Mitz maakt."
Goede communicatie blijkt essentieel in dit project: zowel vanuit VZVZ en RSO's naar alle betrokken stakeholders, als straks richting patiënten die gebruik gaan maken van MijnMitz. Een uitdaging volgens Buwalda is de 'hybride fase', waarin sommige zorgaanbieders al zijn aangesloten op Mitz terwijl anderen nog werken met lokale toestemmingsregistraties.
"Patiënten moeten begrijpen dat er een overgangsfase plaatsvindt waarin ze voor sommige zorgverleners nog lokaal toestemming moeten registreren, terwijl dit voor anderen al centraal via MijnMitz.nl kan. Gelukkig kunnen patiënten via MijnMitz.nl eenvoudig en in een oogopslag zien welke van hun zorgaanbieders al zijn aangesloten op Mitz. Uiteindelijk hopen we dat alle zorgaanbieders gebruik gaan maken van deze centrale registratie. Samen met Zorgring en Trijn onderzoeken we of deze tijdelijke situatie tot verwarring leidt en hoe we die kunnen minimaliseren."
Zachte landing
Ook Rector benadrukt het communicatieaspect. "Als RSO hebben wij de verantwoordelijkheid om een zachte, warme landing te verzorgen voor alle betrokkenen – van koepelorganisaties tot individuele zorgverleners. De druk in de zorgsector is al enorm hoog. Het laatste wat zorgaanbieders nodig hebben is onduidelijkheid, onzekerheid of angst voor nieuwe verplichtingen en werkwijzen."
"We betrekken zorgaanbieders vanaf dag één bij het proces en informeren hen proactief over wat er komen gaat. Dit doen we via informatiebijeenkomsten, webinars en praktische documentatie die huisartsen kunnen delen met hun praktijkmanagers. De kennis die we nu opdoen over de impact, de wensen en behoeften voor de zorgverlener leggen we vast voor andere RSO's. We ontwikkelen een complete toolkit voor Mitz-implementatie, waarvan alle RSO's in Nederland straks gebruik kunnen maken."
Een belangrijke boodschap in deze communicatie is dat zorgverleners geen compleet nieuwe werkwijze hoeven aan te leren. "De overstap naar Mitz is hoofdzakelijk een aanpassing in het informatiesysteem," verduidelijkt Buwalda. "Voorheen waren zorgaanbieders gewend om de toestemmingskeuzes van patiënten mondeling, schriftelijk of digitaal (bijvoorbeeld via Volgjezorg.nl) uit te vragen. De toestemmingskeuzes moesten dan altijd nog handmatig verwerkt worden in het informatiesysteem (XIS). In de nieuwe situatie met Mitz is het uitgangspunt dat de patiënt zoveel mogelijk zelf zijn toestemmingskeuzes vastlegt en beheert via MijnMitz.nl. Voor patiënten die minder digitaal vaardig zijn, zijn er mogelijkheden om als zorgaanbieder op verzoek van de patiënt een toestemmingskeuze in Mitz vast te leggen. De toestemmingskeuzes die in het verleden lokaal zijn vastgelegd in het HIS of AIS worden netjes overgezet naar Mitz. Er gaan dus geen toestemmingskeuzes van patiënten verloren."
Communicatie afstemmen
De communicatie naar patiënten, zowel regionaal als landelijk, vereist zorgvuldige afstemming om verwarring tijdens de hybride fase te voorkomen. Buwalda legt uit dat er een doordachte strategie schuilt achter de beslissing om nog niet breed te communiceren over Mitz: "De meest effectieve manier om patiënten te bereiken is via hun eigen zorgaanbieders. De zorgverleners kennen hun patiënten en kunnen het belang van Mitz direct koppelen aan de zorg die zij verlenen. Vanuit VZVZ faciliteren we daarom diverse communicatiematerialen zoals folders, posters en wachtkameranimaties, die zorgaanbieders kunnen gebruiken om hun patiënten te informeren. Deze aanpak zorgt ervoor dat de informatie over Mitz precies daar terechtkomt waar deze het meest relevant is: bij patiënten op het moment dat zij in contact zijn met hun zorgverlener. Zo bouwen we stapsgewijs aan bekendheid van Mitz, in het tempo waarin de implementatie vordert."